هیئت مدیره به طور کلی یکی از مهم ترین اعضای شرکت است و نقش بسزایی در تعیین سیاست ها، راهبردها، اهداف و نظارت بر عملکرد شرکت دارد.
به همین دلیل قانون تجارت الزام کرده که این اعضا به صورت دوره ای تمدید و در صورت لزوم جایگزین شوند. تمدید هیئت مدیره بخصوص در شرکت های سهامی شرایط و مدارک خاص خودش را دارد که باید به طور کامل با آنها آشنا باشید.
در این مقاله به بررسی مدارک، مراحل و هزینه های مربوط به تمدید هیئت مدیره شرکت می پردازیم. پس با ما همراه باشید.
- برای مشاوره رایگان فرم زیر را کامل کنید
تمدید هیئت مدیره شرکت سهامی خاص
تمدید هیئت مدیره شرکت سهامی خاص به طور کلی شامل فرآیندی است که در آن مدت تصدی اعضای هیئت مدیره پس از پایان دوره قانونیشان تمدید میشود.
اعضای هیئت مدیره در شرکت های سهامی خاص حداکثر به مدت ۲ سال انتخاب می شوند و پس از پایان این دوره باید مجددا در مجمع عمومی عادی تمدید شده و یا افراد جدیدی جایگزین گردند.
از همین رو لازم است که شرکت های سهامی خاص پیش از موعد مقرر برای تمدید اعضای هیئت مدیره اقدام کنند تا از مشکلات حقوقی و قانونی بعد از آن جلوگیری نمایید.
شرایط تمدید هیئت مدیره
تمدید اعضای هیئت مدیره در شرکت ها تابع مقررات و اساسنامه شرکت می باشد. طبق قانون تجارت ایران، اعضای هیئت مدیره شرکت های سهامی برای مدت حداکثر دو سال انتخاب می شوند و پس از پایان دوره لازم است که نسبت به تمدید یا جایگزین کردن این اعضاء اقدام شود.
برای تمدید هیئت مدیره باید مجمع عمومی عادی صاحبان سهام تشکیل شود. در این مجمع اعضای شرکت می توانند به تمدید دوره تصدی هیئت مدیره یا انتخاب اعضای جدید رأی دهند.
شرایط تمدید هئیت مدیره شامل احراز صلاحیت های لازم نظیر شایستگی، حسن شهرت و التزام به تعهدات قانونی و سهمدار بودن افراد می شود.
در نهایت نیز تمدید یا تغییر اعضای هیئت مدیره باید به ثبت رسمی برسد و جهت اطلاع عموم در رزونامه رسمی منتشر شود.
مدارک لازم برای تمدید هیئت مدیره
برای تمدید هیئت مدیره شرکت لازم است که مدارک مورد نیاز تهیه و آماده ارائه شود. این مدارک با توجه به نوع شرکت سهامی متفاوت می باشد.
به طور کلی مدارک تمدید هیئت مدیره شرکت شامل موارد زیر است:
- مدارک هویتی اعضای هیئت مدیره (کارت ملی و شناسنامه)
- صورتجلسه مجمع عمومی با امضای تمام افراد حاضر در آن
- ارائه لیست سهامداران شرکت به همراه میزان سهام هر یک از آنها
- ارائه مدارک مربوط به ثبت شرکت
- ارائه آگهی آخرین تغییرات شرکت
مراحل تمدید هیئت مدیره
تمدید هیئت مدیره همانند سایر تغییرات شرکت پروسه و فرآیند خاص خود را دارد و لازم است که این مراحل به ترتیب انجام شوند.
مراحل تمدید اعضای هیئت مدیره به طور کلی به شرح زیر می باشد:
- برگزاری جلسه مجمع عمومی عادی
- تنظیم صورتجلسه مربوط به تمدید هیئت مدیره
- امضای صورتجلسه توسط اعضای هیئت مدیره
- ثبت و بارگذاری مدارک در سامانه ثبت شرکتها
- مراجعه به سامانه اینترنتی ثبت شرکت ها
- ارسال مدارک به اداره ثبت شرکتها
- تایید درخواست و دریافت آگهی تمدید هیئت مدیره
- انتشار آگهی در روزنامه رسمی کشور
هزینه ثبت صورتجلسه تمدید هیئت مدیره
هزینه تمدید هیئت مدیره در شرکت های سهامی خاص و مسئولیت محدود شامل هزینه تنظیم صورتجلسه، هزینه های اداری معمول و هزینه مربوط به چاپ و انتشار آگهی در روزنامه رسمی است.
در واقع ثبت یک صورتجلسه دقیق که بتوانید به کمک آن بدون هیچ مشکلی برای تمدید هیئت مدیره اقدام کنید کار چندان ساده ای نیست و نیاز است که با موارد حقوقی آشنایی داشته باشید.
بنابراین پیشنهاد می کنیم در این مسیر، همراهی یک موسسه ثبتی را در کنار خود داشته باشید.
شما از طریق شماره ۲۸۴۲۱۸۸۰-۰۲۱ می توانید در این زمینه از کارشناسان ثبت شاخص مشاوره رایگان دریافت کنید و مزایای خدمات ما بهره مند شوید.
در ساعات غیراداری نیز می توانید با شماره ۸۸۰۶۷۰۰۰-۰۲۱ تماس بگیرید و از مشاوره رایگان تمدید هئیت مدیره ما بهره مند شوید.
نمونه صورتجلسه تمدید هیئت مدیره
در این بخش یک نمونه صورتجلسه تمدید هیئت مدیره سهامی خاص ایجاد گردآوری شده و در دسترس قرار گرفته است.
این متن صرفا یک نمونه فرم از صورتجلسه تغییرات هیئت مدیره شرکت سهامی خاص است و توصیه می شود که فرم اصلی را از طریق خدمات تمدید هیئت مدیره ثبت شاخص دریافت نمایید.
در ادامه نمونه صورتجلسه تمدید هیئت مدیره را می توانید مشاهده کنید.
صورتجلسه تمدید هیئت مدیره سهامی خاص
بسمه تعالی
نمونه صورتجلسه هیات مدیره در خصوص تعیین سمت و دارندگان امضاء مجاز در شرکت های سهامی
نام شرکت: ………………………..
شماره ثبت شرکت: ………………………..
شناسه ملی: ………………………..
جلسه هیات مدیره شرکت ……………………….. سهامی خاص ثبت شده به شماره ……………………….. با حضور کلیه ٫ اکثریت اعضاء در تاریخ ………………….. در ساعت ………………….. در محل قانونی (در صورتی که جلسه در محل دیگری غیر از محل قانونی شرکت تشکیل شده آدرس آن محل نوشته شود) تشکیل و تصمیمات زیر اتخاذ گردید.
الف: ۱- خانم / آقای ……………………….. کد ملی ……………………….. به سمت رئیس هیات مدیره
۲- خانم / آقای ……………………….. کد ملی ……………………….. به سمت نایب رئیس هیات مدیره
۳- خانم / آقای ……………………….. کد ملی ……………………….. به سمت مدیر عامل
۴- خانم / آقای ……………………….. کد ملی ……………………….. به سمت اعضاء
۵- خانم / آقای ……………………….. کد ملی ……………………….. به سمت اعضاء
ب: کلیه اسناد و اوراق بهادار و تعهد آور شرکت به امضاء مشترک ……………………….. و ……………………….. همراه با مهر شرکت دارای اعتبار می باشد.
کلیه اعضای هیات مدیره و مدیر عامل بدینوسیله متعد و اقرار می نمایند که دارای سوء پیشینه کیفری نبوده و مشمول ممنوعیت های مندرج در ومواد ۱۱۱ و ۱۲۶ قانون قانون تجارت نمی باشند و با امضاء ذیل این صورتجلسه ضمن تایید مفاد فوق بدینوسیله قبولی سمت خود را اعلام می دارند.
ج: به خانم ٫ آقای ……………………….. احدی از مدیران یا سهامداران یا وکیل رسمی شرکت وکالت داده می شود که ضمن مراجعه به اداره ثبت شرکتها نسبت به ثبت صورتجلسه و پرداخت حق الثبت و امضاء ذیل دفاتر ثبت اقدام نماید.
محل امضاء اعضای هیات مدیره:
۱ – ………………….. ۲- ………………….. ۳- ………………….. ۴- …………………..
تذکرات:
۱- در صورتی که در نظر باشد رئیس هیات مدیره و مدیر عامل یک نفر باشند وفق ماده ۱۲۴ لایحه اصلاحی قانون تجارت باید مراتب در مجمع عمومی عادی یا عادی بطور فوق العاده مطرح شده به تصویب ۳/۲ اعضای حاضر در مجمع برسد.
۲- صورتجلسه در ظرف یکماه از تاریخ تشکیل جلسه تحویل اداره ثبت شرکتها شود.
۳- در صورتی که جلسه با حضور اکثریت اعضاء هیئت مدیره تشکیل شده باشد رعایت دعوت وفق مقررات اساسنامه و لایحه اصلاحی قانون تجارت الزامی است.
نکات مهم برای تمدید هیئت مدیره
برای تمدید هئیت مدیره لازم است که با نکات مهم و اساسی فرآیند آن آشنا باشید. این موارد شامل نکات زیر هستند:
- اسامی مربوط به سهامداران و اعضای هیئت مدیره حاضر در جلسه باید به صورت کامل و دقیق در صورتجلسه نوشته شود.
- صورتجلسه بعد از تنظیم تنها تا ۳ روز اعتبار دارد و باید آن را به اداره ثبت شرکت ها تحویل دهید.
- برای برگزاری جلسه مجمع عمومی، تشریفات مربوط به حضور اعضا را با توجه به قانون ۹۹ تجارت در نظر داشته باشید.
- جلسات مربوط به تمدید بازرسان شرکت یا تغییر هیئت مدیره باید در ۴ ماه ابتدایی سال تشکیل شود در غیر این صورت لازم است جلسه مجمع عمومی فوق العاده را برای این تغییر برگزار کرد.
- برای ثبت تغییرات هیئت مدیره شرکت یا بازرسین حتما باید بارکد پستی را در سامانه اداره، ثبت کنید.
عدم تمدید هیئت مدیره شرکت سهامی خاص
عدم تمدید هیئت مدیره شرکت سهامی خاص می تواند پیامدهای قانونی و حقوقی را به همراه داشته باشد. از جمله مهم ترین این پیامدها می توان به عدم صلاحیت قانونی اعضای هیئت مدیره، متوقف شدن فعالیت های اجرایی شرکت و احتمال منحل شدن شرکت اشاره کرد.
برای کسب اطلاعات بیشتر در این باره پیشنهاد می کنیم که به مقاله عدم تمدید هیئت مدیره شرکت سهامی خاص مراجعه کنید.
سوالات متداول تمدید هیئت مدیره
تمدید هیئت مدیره برای شرکت های سهامی هر ردو سال یک بار باید انجام گیرد. در شرکت های تعاونی نیز مدت تصدی اعضای هیئت مدیره معمولا سه سال است و بعد از پایان این دوره لازم است که اعضای هیئت مدیره تمدید و انتخاب شوند.
بله، تمدید هیئت مدیره به عنوان یکی از تغییرات مهم در شرکت ها نیازمند ثبت رسمی و انتشار آگهی در روزنامه رسمی کشور است.
در صورتی که تمدید اعضای هیئت مدیره در موعد مقرر انجام نشود، هیئت مدیره از نظر قانونی فاقد اختیار برای اداره شرکت خواهد بود.
این مورد نیز می تواند باعث ابطال تصمیمات هیئت مدیره، ایجاد مشکلات حقوقی و حتی تعلیق فعالیت شرکت شود.
بله، می توان قبل از پایان دوره قانونی اعضای هیئت مدیره را تمدید کرد تا از بروز مشکلات احتمالی جلوگیری شود.
بله، تمدید هیئت مدیره باید در مجمع عمومی تصویب شده و در صورتجلسه رسمی ثبت گردد.
