تغییر آدرس شرکت یکی از مواردی است که برای بسیاری از شرکت ها ممکن است رخ دهد و درنتیجه باعث تغییر نشانی قانونی شرکت می شود.
برای تغییر آدرس مربوط به شرکت، تصمیم‌گیری از سوی شرکاء و سهامداران در مجمع عمومی فوق‌العاده اتخاذ شده و می‌تواند به دو شکل باشد.
حالت اول تغییر آدرس از یک نقطه به نقطه دیگر است. حالت دیگر نیز تغییر آدرس از یک مرجع ثبتی به مرجع ثبتی دیگر می باشد که در این صورت شماره ثبت شرکت تغییر می‌کند.
تغییر آدرس یک شرکت در زمره خدمات ثبت تغییرات شرکت قرار می گیرد و باید ثبت گردد. در این بخش جزئیات و فرآیند مربوط به این تغییر را به طور کامل شرح دادیم. تا انتهای این مقاله همراه ما باشید.
آگهی تغییر آدرس شرکت
تغییر آدرس یک شرکت ممکن است به دلیل جابجایی به مناطق جدید، بهبود شرایط، یا تغییر استراتژی‌های کسب وکار باشد.
به منظور اطلاع‌رسانی صحیح و به‌موقع به مخاطبان، انتشار آگهی تغییر آدرس یکی از مهم‌ترین اقدامات است که شرکتها باید به آن توجه کنند.
برای انتشار آگهی تغییر آدرس ابتدا باید تصمیم به این تغییر را در قالب یک صورتجلسه مکتوب اتخاذ کرده باشید.
در این صورتجلسه، تمامی سهامداران و شرکا به صورت با تشکیل مجمع عمومی فوق‌العاده، موضوع تغییر آدرس را بررسی کرده و تصمیم‌گیری‌های لازم را انجام می‌دهند.
مطابق مقررات، این صورتجلسه باید مکتوب و همگی زیر آن امضا کرده باشند؛ همچنین باید مهر شرکت نیز روی صورتجلسه درج شود. اگر اساسنامه شرکت اختیار تغییر آدرس را به هیئت مدیره بدهد، این امر می‌تواند توسط هیئت مدیره نیز انجام شود.
مراحل تغییر آدرس شرکت
تغییر آدرس شرکت یک فرآیند قانونی و بسیار مهم است که در ادامه آن را در شش مرحله بررسی می‌کنیم:
مرحله اول: تشکیل مجمع عمومی یا جلسه هیئت مدیره
ابتدا باید مجمع عمومی فوق‌العاده یا جلسه هیئت مدیره شرکت برگزار شود. در این جلسه، نسبت به تغییر آدرس تصمیم‌گیری می‌شود. این جلسه باید مطابق با تشریفات مندرج در قانون تجارت و اساسنامه شرکت انجام شود.
مرحله دوم: تنظیم صورتجلسه تغییر آدرس شرکت
تصمیم مجمع یا هیئت مدیره باید به صورت مکتوب در صورتجلسه تغییر آدرس تنظیم شود. همه اعضای حاضر در جلسه باید این صورتجلسه را امضاء کنند و تمام اوراق مربوطه نیز ممهور به مهر شرکت شوند.
مرحله سوم: ثبت تغییرات در سامانه ثبت شرکتها
در این مرحله باید به وبسایت اداره ثبت شرکتها مراجعه و تغییرات را به صورت آنلاین ثبت کنید. پس از ثبت اطلاعات و تایید آنها، پرینت رسید پذیرش اینترنتی گرفته شود.
مرحله چهارم: ارسال مدارک به اداره ثبت شرکتها
در این مرحله، صورتجلسه مربوط به تغییر آدرس همراه با مدارک مورد نیاز به اداره ثبت شرکتها با پست ارسال می‌شود.
مرحله پنجم: پیگیری و تکمیل فرآیند
پس از ارسال مدارک، با استفاده از کد پیگیری دریافتی از پرتال اداره ثبت شرکتها، می‌توانید فرآیند تغییر آدرس شرکت را پیگیری کنید. در صورتی که تغییرات شما منجر به صدور پیش‌نویس آگهی شده باشد، می‌توانید با دریافت پرینت این پیش‌نویس، باید به اداره ثبت شرکتها مراجعه و با ارائه رسید، اوراق مربوط به ثبت نهایی تغییر آدرس را دریافت کنید.
مرحله ششم: انتشار آگهی در روزنامه‌ها
به عنوان مرحله نهایی، باید آگهی تغییر آدرس شرکت در روزنامه رسمی کشور منتشر شود. این آگهی پس از چاپ به آدرس شما ارسال می‌شود.
تغییر آدرس شرکت سهامی خاص
تغییر آدرس در شرکت‌های سهامی خاص تفاوت چندانی با مراحل توضیح داده شده ندارد. تصویب صورتجلسه تغییر آدرس شرکت سهامی خاص باید به امضای هیئت رئیسه مجمع عمومی و هیئت مدیره برسد.
نکته مهم در رابطه با فرآیند تغییر آدرس این شرکتها این است که سهامداران شرکت باید یک لیست جداگانه را امضاء کنند که در آن میزان سهام‌هایشان نیز ثبت شده است. این لیست همراه با صورتجلسه تغییر آدرس به اداره ثبت شرکتها ارسال می‌شود.
تغییر آدرس شرکت با مسئولیت محدود
فرآیند تغییر آدرس در یک شرکت با مسئولیت محدود مانند تغییر آدرس در شرکت‌های دیگر نیازمند تشکیل مجمع عمومی فوق‌العاده است. با این تفاوت که در صورتجلسه تغییر آدرس این نوع شرکت، نیاز به امضای لیست جداگانه سهامداران در برگه‌ای مجزا نیست.
برای تغییر آدرس در شرکت‌های مسئولیت محدود، هر یک از شرکا صورتجلسه تغییر آدرس شرکت با مسئولیت محدود را امضاء می‌کنند و میزان سهم‌الشرکه نیز در آن ذکر می‌شود.
مدارک مورد نیاز برای تغییر آدرس شرکت
برای اینکه فرآیند تغییر آدرس به درستی انجام شود، تهیه مجموعه‌ای از مدارک ضروری است که باید آنها را به اداره ثبت شرکتها ارائه داد. مدارک لازم برای تغییر آدرس شرکت با توجه به اینکه آدرس شرکت پیش‌تر هم تغییر کرده باشد یا نه، متفاوت خواهد بود. در زیر لیست مدارک تغییر آدرس شرکت را می‌بینید.
- ارائه صورتجلسه مجمع عمومی فوق‌العاده یا هیئت مدیره با امضای تمامی اعضا و مهر شرکت
- کپی از مدارک شناسایی سهامداران و هیئت مدیره شرکت
- کپی مستندات مربوط به تشریفات دعوت از اعضای مجمع عمومی یا هیئت مدیره (در صورتی که تمامی اعضا حاضر نباشند.)
- کپی روزنامه مربوط به آگهی تاسیس شرکت
- کپی آگهی آخرین تغییرات ثبت شرکت (در صورت ثبت تغییر در شرکت)
- ارائه مجوزهای مربوط به تاسیس شرکت
- اصل وکالت‌نامه وکیل دادگستری (در صورت وجود نماینده قانونی یا وکیل برای امور شرکت)
تغییر آدرس شرکت از تهران به شهرستان
زمانی که قصد دارید آدرس شرکت خود را از یک شهر مثل تهران به یک شهرستان دیگر تغییر دهید، این تغییر در واقع تغییر در واحد ثبتی شرکت محسوب می‌شود. برای انجام این تغییرات، بعد از آن که صورتجلسه تغییر آدرس شرکت را به اداره ثبت شرکتها ارسال و آگهی تغییرات را دریافت کردید، باید به اداره ثبت اسناد تهران در خیابان میرداماد مراجعه کنید.
پس از انجام مراحل مربوط به اداره ثبت اسناد تهران، باید به شهرستان جدید خود مراجعه کنید تا تغییرات شرکت در این شهرستان نیز ثبت شود. برای اطلاع دقیق از روند این کار، کارشناسان ما در موسسه ثبتی ثبت شاخص شما را بهتر راهنمایی خواهند کرد.
تغییر آدرس شرکت در اداره مالیات
برخی از تغییرات در شرکت، از جمله تغییر آدرس، باید در اداره مالیات نیز ثبت شود. این مرحله از اهمیت بالایی برخوردار است زیرا مرکز مالیاتی شما و کد مالیاتی شرکت می‌تواند با تغییر آدرس، تغییر کند و این تغییر ممکن است تاثیری روی امور مالی شرکت داشته باشد.
بعد از انجام تغییرات مربوط به آدرس شرکت و پس از چاپ آگهی تغییرات در روزنامه رسمی، حتما باید با داشتن این روزنامه به اداره مالیات مربوطه مراجعه کنید. در اداره مالیات، این تغییرات در سامانه آن اعمال خواهد شد و مرکز مالیاتی مربوط به شرکت به طور رسمی به آدرس جدید منتقل می‌شود.
تغییر آدرس شرکت در بیمه
تغییر آدرس یک شرکت می‌تواند به تغییراتی در امور بیمه شرکت نیز منجر شود. بنابراین پس از انجام این تغییر، حتما باید آن را به مراجع قانونی و اداره‌های مختلف اعلام کنید. یکی از مراجع مهم که باید تغییر آدرس را به آن اعلام کنید، اداره بیمه تامین اجتماعی است.
بعد از تغییر آدرس، باید با روزنامه‌های منتشر شده که شامل آگهی تغییرات است، به کارشناس بیمه مراجعه و این تغییرات را به او اعلام کنید.
تغییر کد پستی شرکت
تغییر یا اصلاح کد پستی شرکت در واقع همان تغییر آدرس است. حتی اگر تغییر کد پستی مرتبط با یک رقم از کد پستی باشد، شما همچنان باید کل فرآیند تغییر آدرس را به طور کامل و دقیق انجام داده و اصلاحات لازم را اعمال کنید.
به همین دلیل، توجه به اعلام به موقع تغییرات به اداره ثبت شرکتها و به‌روزرسانی اطلاعات شرکت امری حیاتی است تا از مشکلات احتمالی ناشی از عدم اعمال تغییرات به‌موقع جلوگیری کنید.
هزینه تغییر آدرس شرکت
برای تغییر آدرس مربوط شرکت، نیازمند تنظیم یک صورتجلسه و ثبت آگهی تغییر در روزنامه رسمی هستید. به طور معمول باید ۵۰ درصد از این هزینه‌ها را به صورت پیش‌پرداخت و ۵۰ درصد باقی مانده را در پایان قرارداد تسویه کنید.
مهم‌ترین مرحله در تغییر آدرس تنظیم یک صورتجلسه است که پس از ثبت آن در اداره ثبت شرکتها، گام بعدی درج آگهی تغییرات فوق در روزنامه رسمی است. این دو مرحله، با توجه به شرایط شرکت، هزینه‌هایی در بر خواهد داشت.
از طرف دیگر برای صرفه‌جویی در هزینه تغییر آدرس شرکت، تجربه و دانش کافی در زمینه امور ثبتی و حقوقی لازم است. به همین دلیل توصیه می‌شود که اگر تبحر کافی در این زمینه ندارید، به تجربه کارشناسان متخصص اعتماد کرده و این امور را با همراهی کارشناسان ثبتی خبره و وکلای با تجربه موسسه ثبتی ثبت شاخص پیگیری کنید.
صورتجلسه تغییر آدرس شرکت
جهت تغییر آدرس یک شرکت، صورتجلسه ای در مورد این تغییرات تهیه می‌شود. این صورتجلسه باید به دقت و براساس قوانین تنظیم گردد.
به طور کلی صورتجلسات تغییر آدرس شرکت باید توسط موسسات ثبت ایجاد شود. در ادامه صورتجلسه تغییر آدرس شرکت با مسئولیت محدود و سهامی خاص را مشاهده خواهید کرد.
لازم به ذکر است که این صورتجلسات به عنوان نمونه منتشر شده اند و برای تنظیم صورتجلسه دقیق و کامل شرکت خود باید آن را به کارشناسان ثبت شاخص بسپارید.
نمونه متن صورتجلسه تغییر آدرس شرکت سهامی خاص
بسمه تعالی
نام شرکت : ……………………
شماره ثبت شرکت : ……………………
سرمایه ثبت شده : ……………………
شناسه ملی : ……………………
مجمع عمومی فوق العاده شرکت با حضور کلیه شرکا/ اکثریت شرکا در محل شرکت تشکیل و نسبت به تغییر محل شرکت اتخاذ تصمیم شد.
نام شرکا میزان سهم الشرکه.
۱. خانم / آقای ……………………. دارای ……………………. به ریال سهم الشرکه
۲. خانم / آقای ……………………. دارای ……………………. ریال سهم الشرکه
۳. خانم / آقای ……………………. دارای ……………………. ریال سهم الشرکه
۴. خانم / آقای ……………………. دارای ……………………. ریال سهم الشرکه
دستور جلسه تغییر محل شرکت مورد بررسی قرار گرفت و در نتیجه محل شرکت از آدرس ……………………. خیابان ……………………. کوچه ……………………. پلاک ……………. کدپستی …………….. به آدرس …………………………………………. خیابان ………………. کوچه ……………… پلاک ………….. کدپستی ………………. تغییر یافت و در نتیجه ماده ……………. اساسنامه به شرح فوق اصلاح می گردد.
به خانم / آقای ……………………. احدی از شرکت (یا مدیر عامل در صورتی که از بین شرکا باشد)
یا وکیل رسمی شرکت وکالت داده می شود تا ضمن مراجعه به اداره ثبت شرکتها نسبت به ثبت صورتجلسه و پرداخت هزینه های قانونی و امضای ذیل دفتر ثبت اقدام نماید.
۱. خانم / آقای……………………. امضاء
۲. خانم / آقای……………………. امضاء
۳. خانم / آقای……………………. امضاء
۴. خانم/آقای……………………. امضاء
نمونه صورتجلسه هیئت مدیره در خصوص تغییر محل شرکت سهامی خاص
بسمه تعالی
نام شرکت : ……………………
شماره ثبت شرکت : ……………………
سرمایه ثبت شده : ……………………
شناسه ملی : ……………………
جلسه هیات مدیره شرکت …………………… سهامی خاص ثبت شده به شماره …………. با حضور کلیه / اکثریت اعضاء در مورخه …………. و ساعت ……………… واقع در محل قانونی شرکت تشکیل و تصمیمات ذیل اتخاذ گردید.
با عنایت به اختیار حاصله از تبصره …………. ماده …………. اساسنامه شرکت تصویب شد. آدرس قانونی شرکت از ……………………… خیابان ……………… کوچه ……………… پلاک ……………… کدپستی ……………… به آدرس ……………… خیابان ……………… کوچه……………… پلاک ………… کدپستی……………… تغییر یابد.
به آقای / خانم …………..……… احدی از مدیران یا سهامداران با وکیل رسمی شرکت وکالت داده می شود که ضمن مراجعه به اداره ثبت شرکتها نسبت به ثبت صورتجلسه و پرداخت حق الثبت و امضاء ذیل دفاتر ثبت اقدام نماید.
امضای اعضای هیئت مدیره:
۱. …………………….. ۲. ……………………. ۳. ……………………. ۴. …………………..
نکات مهم در تغییر آدرس شرکت
- صورتجلسه تغییر آدرس باید با سربرگ و مهر شرکت تنظیم شود
- تنظیم دو نسخه صورتجلسه با تمامی امضاها ضروری است
- در صورت تغییر و اصلاح کد پستی، تغییرات باید در یک صورتجلسه ثبت شود
- در شرکت های سهامی خاص، سهامداران باید به صورت جداگانه در سربرگ شرکت لیست سهام خود را ثبت و امضا کنند
- تمامی صفحات صورتجلسه باید توسط اعضا امضا شود
سوالات متداول تغییر آدرس شرکت
هزینه تغییر آدرس شرکت با توجه به هزینه ثبت صورتجلسه تغییر آدرس و هزینه ثبت آگهی در روزنامه رسمی تعیین شده و متغیر می باشد.
کپی از مدارک هویتی و میزان سهام اعضای شرکت به همراه صورتجلسه ثبت با امضای سهامداران
از زمان ثبت صورتجلسه تا انتشار آگهی تغییر آدرس در روزنامه معمولا حدود دو هفته زمان نیاز است.
اصلاح کد پستی یا تغییر کد پستی هیچ تفاوتی با تغییر آدرس شرکت ندارد حتی اگر فقط یک رقم از کد پستی تغییر کند.
