هیئت مدیره یکی از مهم ترین اعضای مهم شرکت محسوب می شوند و نقش بسزایی در تعیین سیاست ها، راهبردها، اهداف و نظارت بر عملکرد شرکت دارند.
به همین دلیل قانون تجارت الزام کرده که این اعضا به صورت دوره ای تمدید و در صورت لزوم جایگزین شوند. تمدید هیئت مدیره بخصوص در شرکت های سهامی شرایط و مدارک خاص خودش را دارد که باید به طور کامل با آنها آشنا باشید.
در این مقاله به بررسی مدارک، مراحل و هزینه های مربوط به تمدید هیئت مدیره شرکت می پردازیم. پس با ما همراه باشید.
تمدید هیئت مدیره شرکت سهامی خاص
تمدید هیئت مدیره شرکت سهامی خاص به طور کلی شامل فرآیند است که در آن مدت تصدی اعضای هیئت مدیره پس از پایان دوره قانونیشان تمدید می شود.
اعضای هیئت مدیره در شرکت های سهامی خاص حداکثر به مدت دو سال انتخاب می شوند و پس از پایان این دوره باید مجددا در مجمع عمومی عادی تمدید شده و یا افراد جدیدی جایگزین گردند.
شرایط تمدید اعضای هیئت مدیره
تمدید اعضای هیئت مدیره در شرکت ها تابع مقررات و اساسنامه شرکت می باشد. طبق قانون تجارت ایران، اعضای هیئت مدیره شرکت های سهامی برای مدت حداکثر دو سال انتخاب می شوند و پس از پایان دوره لازم است که نسبت به تمدید یا جایگزین کردن این اعضاء اقدام شود.
برای تمدید هیئت مدیره باید مجمع عمومی عادی صاحبان سهام تشکیل شود. در این مجمع اعضای شرکت می توانند به تمدید دوره تصدی هیئت مدیره یا انتخاب اعضای جدید رأی دهند.
شرایط تمدید هئیت مدیره شامل احراز صلاحیت های لازم نظیر شایستگی، حسن شهرت و التزام به تعهدات قانونی و سهمدار بودن افراد می شود.
در نهایت نیز تمدید یا تغییر اعضای هیئت مدیره باید به ثبت رسمی برسد و جهت اطلاع عموم در رزونامه رسمی منتشر شود.
مدارک لازم برای تمدید هیئت مدیره
برای تمدید هیئت مدیره شرکت لازم است که مدارک مورد نیاز تهیه و آماده ارائه شود. این مدارک با توجه به نوع شرکت متفاوت می باشد اما به طور کلی مدارک شامل موارد زیر می شود:
- مدارک هویتی اعضای هیئت مدیره (کارت ملی و شناسنامه)
- صورتجلسه مجمع عمومی با امضای تمام افراد حاضر در آن
- ارائه لیست سهامداران شرکت به همراه میزان سهام هر یک از آنها
- ارائه مدارک مربوط به ثبت شرکت
- ارائه آگهی آخرین تغییرات شرکت
مراحل تمدید هیئت مدیره
تمدید هیئت مدیره همانند سایر تغییرات شرکت پروسه و فرآیند خاص خود را دارد و لازم است که این مراحل به ترتیب انجام شوند.
مراحل تمدید اعضای هیئت مدیره به طور کلی به شرح زیر می باشد:
- برگزاری جلسه مجمع عمومی عادی
- تنظیم صورتجلسه مربوط به تمدید هیئت مدیره
- امضای صورتجلسه توسط اعضای هیئت مدیره
- ثبت و بارگذاری مدارک در سامانه ثبت شرکتها
- مراجعه به سامانه اینترنتی ثبت شرکت ها
- ارسال مدارک به اداره ثبت شرکتها
- تایید درخواست و دریافت آگهی تمدید هیئت مدیره
- انتشار آگهی در روزنامه رسمی کشور
هزینه ثبت صورتجلسه تمدید هیئت مدیره
هزینه تمدید هیئت مدیره در شرکت های سهامی خاص و مسئولیت محدود شامل هزینه تنظیم صورتجلسه، هزینه های اداری معمول و هزینه مربوط به چاپ و انتشار آگهی در روزنامه رسمی است.
در واقع ثبت یک صورتجلسه دقیق که بتوانید به کمک آن بدون هیچ مشکلی برای تمدید هیئت مدیره اقدام کنید کار چندان ساده ای نیست و نیاز است که با موارد حقوقی آشنایی داشته باشید.
بنابراین پیشنهاد می کنیم در این مسیر، همراهی یک موسسه ثبتی را در کنار خود داشته باشید.
شما از طریق شماره ۲۸۴۲۱۸۸۰-۰۲۱ می توانید در این زمینه از کارشناسان ثبت شاخص مشاوره رایگان دریافت کنید و مزایای خدمات ما بهره مند شوید.
نمونه صورتجلسه تمدید هیئت مدیره
در این بخش یک نمونه صورتجلسه تمدید اعضای هیئت مدیره شرکت سهامی خاص ایجاد شده است.
این متن صرفا یک نمونه فرم از صورتجلسه تغییرات هیئت مدیره و بازرسان شرکت است و توصیه می شود که فرم اصلی را از طریق خدمات تمدید هیئت مدیره ثبت شاخص دریافت نمایید.
جهت دریافت فرم می توانید بر روی دکمه زیر کلیک کنید.
نکات مهم برای تمدید هیئت مدیره
برای تمدید هئیت مدیره لازم است که با نکات مهم و اساسی فرآیند آن آشنا باشید. این موارد شامل نکات زیر هستند:
- اسامی مربوط به سهامداران و اعضای هیئت مدیره حاضر در جلسه، به صورت کامل و دقیق در صورتجلسه نوشته شود.
- صورتجلسه بعد از تنظیم تنها تا ۳ روز اعتبار دارد و باید آن را به اداره ثبت شرکت ها تحویل دهید.
- برای برگزاری جلسه مجمع عمومی، تشریفات مربوط به حضور اعضا را با توجه به قانون ۹۹ تجارت در نظر داشته باشید.
- جلسات مربوط به تمدید بازرسان شرکت یا تغییر هیئت مدیره باید در ۴ ماه ابتدایی سال تشکیل شود در غیر این صورت لازم است جلسه مجمع عمومی فوق العاده را برای این تغییر برگزار کرد.
- برای ثبت تغییرات هیئت مدیره شرکت یا بازرسین حتما باید بارکد پستی را در سامانه اداره، ثبت کنید.
سوالات متداول تمدید هیئت مدیره
تمدید هیئت مدیره برای شرکت های سهامی هر ردو سال یک بار باید انجام گیرد. در شرکت های تعاونی نیز مدت تصدی اعضای هیئت مدیره معمولا سه سال است و بعد از پایان این دوره لازم است که اعضای هیئت مدیره تمدید و انتخاب شوند.
بله، تمدید هیئت مدیره به عنوان یکی از تغییرات مهم در شرکت ها نیازمند ثبت رسمی و انتشار آگهی در روزنامه رسمی کشور است.
در صورتی که تمدید اعضای هیئت مدیره در موعد مقرر انجام نشود، هیئت مدیره از نظر قانونی فاقد اختیار برای اداره شرکت خواهد بود.
این مورد نیز می تواند باعث ابطال تصمیمات هیئت مدیره، ایجاد مشکلات حقوقی و حتی تعلیق فعالیت شرکت شود.
