هیئت مدیره و بازرسان از اعضای مهم شرکت محسوب می شوند که نقش بسزایی در تعیین سیاست ها، راهبردها، اهداف و نظارت بر عملکرد شرکت دارند. به همین دلیل قانون تجارت الزام کرده که این اعضا به صورت دوره ای تمدید و در صورت لزوم جایگزین شوند. تمدید هیئت مدیره و تمدید بازرسان شرکت روند قانونی، شرایط و مدارک خاص خودش را دارد که باید با آنها آشنا باشید.
در این مقاله به بررسی مدارک، مراحل و هزینه های مربوط به تمدید هیئت مدیره و بازرسین شرکت ها می پردازیم. از آنجایی که شرکت های سهامی و مسئولیت محدود در ایران پرطرفدار هستند، نکات این مقاله مربوط به این ۲ نوع شرکت است. همراه ما باشید.
تمدید اعضای هیئت مدیره شرکت
برای تمدید هیئت مدیره شرکت، باید به چند نکته توجه کنید. اول اینکه تعداد اعضای هیئت مدیره بستگی به نوع شرکت دارد. برای مثال در شرکت های سهامی خاص، حداقل ۲ نفر و حداکثر ۵ نفر باید در هیئت مدیره باشند و در شرکت های مسئولیت محدود، وجود حداقل ۲ نفر عضو هیئت مدیره الزامی است.
نکته دوم اینکه اعضای هیئت مدیره باید دارای شرایط قانونی و اخلاقی باشند. همچنین داشتن تحصیلات و تجربه مرتبط با حوزه فعالیت شرکت ضروری است.
اعضای هیئت مدیره در شرکت های سهامی خاص را باید هر دو سال یک بار تعیین کرد. این اعضا می توانند بعد از ۲ سال همچنان تمدید شده و یا این که اعضای جدید جایگزین آنها شوند. برای ثبت تغییرات هیئت مدیره شرکت باید همان روند ثبت تغییرات شرکت را دنبال و آگهی مربوط به تغییرات شرکت را در روزنامه رسمی چاپ کرد.
تمدید بازرسین شرکت
بازرسان شرکت از جمله افرادی هستند که وظیفه نظارت بر عملکرد هیئت مدیره و رعایت قوانین و مقررات شرکت را دارند. بازرسان شرکت باید دارای صلاحیت حسابرسی بوده و نباید به عنوان سهامدار در شرکت فعالیت کنند.
در شرکت های سهامی خاص، انتخاب ۲ بازرس در زمان تاسیس شرکت ضروری است. از ۵ نفر عضو هیئت مدیره در این شرکت ها، ۳ نفر سهامدار و ۲ نفر بازرس خواهند بود. اما در شرکت های مسئولیت محدود می توان در زمان ثبت شرکت، بازرس انتخاب نکرد و این کار را به جلسه مجمع عمومی موکول کرد.
تغییر یا تمدید بازرسان شرکت، هر یک سال یک بار ضروری است. برای ثبت این تغییر باید روند قانونی ثبت تغییرات در شرکت انجام شود و با برگزاری مجمع عمومی، نسبت به ثبت صورتجلسه تمدید یا تغییر بازرسین، اقدام کرد.
مدارک لازم برای تمدید هیئت مدیره و بازرسین شرکت
برای تمدید یا تغییر هیئت مدیره و بازرسین شرکت، لازم است مدارکی تهیه شود. این مدارک با توجه به نوع شرکت، متفاوت خواهد بود. اما به طور کلی مدارک زیر در بیشتر شرکت ها نیاز است. برای اطلاع از جزئیات بیشتر در رابطه با مدارک، با کارشناسان ما در ثبت شاخص تماس بگیرید.
- ارائه صورتجلسه یا صورتجلسات مجمع عمومی با امضای تمام افراد حاضر در آن
- ارائه مدارک هویتی اعضای هیئت مدیره و بازرسین (کارت ملی و شناسنامه)
- ارائه گواهی عدم سوء پیشینه اعضای هیئت مدیره و بازرسین
- ارائه لیست سهامداران شرکت به همراه میزان سهام هر یک از آنها
- ارائه تمام مدارک ثبت شرکت
- ارائه آخرین تغییرات شرکت و آگهی مربوط به تغییرات در روزنامه رسمی
مراحل ثبت صورتجلسه تمدید هیئت مدیره و بازرسان
برای ثبت تغییرات مربوط به بازرسین یا اعضای هیئت مدیره، لازم است مراحل زیر را به ترتیب دنبال کنید:
- برگزاری جلسه مجمع عمومی عادی
- تنظیم صورتجلسه مربوط به تمدید بازرسان شرکت یا تغییر هیئت مدیره
- امضای صورتجلسه توسط اعضای هیئت مدیره و بازرسان
- تکمیل موارد خواسته شده و بارگذاری مدارک در سامانه ثبت شرکت ها
- مراجعه به سامانه اینترنتی ثبت شرکت ها
- ارسال پستی مدارک به همراه رسید پذیرش سامانه به اداره ثبت شرکت ها
- تایید کارشناس اداره ثبت شرکت ها برای ثبت تغییرات هیئت مدیره یا بازرسین
- مراجعه حضوری به اداره ثبت شرکت ها برای پرداخت هزینه ها و امضای دفاتر مربوطه
- انتشار آگهی تغییر در روزنامه رسمی کشور
هزینه ثبت صورتجلسه تمدید هیئت مدیره و بازرسان
هزینه تمدید هیئت مدیره و بازرسین در شرکت های سهامی خاص و مسئولیت محدود، شامل هزینه تنظیم صورتجلسه، هزینه های اداری معمول و هزینه مربوط به چاپ و انتشار آگهی در روزنامه رسمی است.
ثبت یک صورتجلسه دقیق که بتوانید به کمک آن بدون هیچ مشکلی برای تمدید بازرسان شرکت یا هیئت مدیره اقدام کنید، ساده نیست. بنابراین پیشنهاد می کنیم در این مسیر، همراهی یک موسسه ثبتی را در کنار خود داشته باشید.
کارشناسان ما در موسسه ثبت شاخص آماده همراهی شما در این مسیر هستند. متخصصان ما با داشتن دانش و تجربه لازم، موانع مسیر را هموار کرده و سرعت ثبت تغییرات شرکت شما را بیشتر خواهند کرد.
نمونه صورتجلسه تمدید اعضای هیات مدیره و بازرسین
در این بخش یک نمونه صورتجلسه تغییر یا تمدید اعضای هیئت مدیره و بازرسان در شرکت های سهامی خاص را مشاهده می نمایید.
این متن صرفا یک نمونه فرم از صورتجلسه تغییرات هیئت مدیره و بازرسان شرکت می باشد و پیشنهاد می کنیم که برای کسب اطلاعات بیشتر در این زمینه از طریق شماره تماس ۰۲۱۸۸۰۶۷۰۰۰ با کارشناسان ما در ارتباط باشید.
نکات مهم تمدید هیئت مدیره و بازرسان
- اسامی مربوط به سهامداران و اعضای هیئت مدیره حاضر در جلسه، به صورت کامل و دقیق در صورتجلسه نوشته شود.
- صورتجلسه بعد از تنظیم تنها تا ۳ روز اعتبار دارد و باید آن را به اداره ثبت شرکت ها تحویل دهید.
- برای برگزاری جلسه مجمع عمومی، تشریفات مربوط به حضور اعضا را با توجه به قانون ۹۹ تجارت در نظر داشته باشید.
- جلسات مربوط به تمدید بازرسان شرکت یا تغییر هیئت مدیره باید در ۴ ماه ابتدایی سال تشکیل شود؛ در غیر این صورت لازم است جلسه مجمع عمومی فوق العاده را برای این تغییر برگزار کرد.
- برای ثبت تغییرات هیئت مدیره شرکت یا بازرسین، حتما بارکد پستی را در سامانه اداره، ثبت کنید.
سوالات متداول تمدید هیئت مدیره و بازرسان
اعضای هیئت مدیره را باید هر دو سال یک بار تمدید یا جایگزین کرد.
برای ثبت این نوع تغییرات، جلسه مجمع عمومی عادی برگزار شده و صورتجلسه تنظیم می شود. سپس مدارک و اطلاعات لازم در سامانه ثبت شرکت ها ثبت شده و در مرحله آخر مراجعه حضوری در اداره ثبت شرکتها الزامی است.
تمامی تغییرات مربوط به شرکت از جمله تمدید هیئت مدیره و بازرسین شرکت ها باید در روزنامه رسمی چاپ و منتشر گردد.
